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Los 7 puntos básicos para la organización de eventos

Una planificación sin puntos flacos es la clave para obtener un alto índice de éxito y la superación de las expectativas del cliente

 

No es nada nuevo para nadie el hecho de que las nuevas tecnologías de la información y la comunicación están cohesionando a las sociedades mundiales en una sola, uniendo a los inviduos que las conforman de tantas maneras como ideas han surgido en todos estos años. Usualmente somos nosotros quienes nos vemos involucrados en eventos organizados por terceras personas, pero ¿qué ocurre cuando nos toca a nosotros convertirnos en organizadores? Puede darse el caso de que no estemos solos en la odisea de la creación de un evento, sino que formemos parte de una comitiva en la que las tareas estén repartidas equilibradamente. En este supuesto, la tarea se facilita, pero no deja de ser ardua. Si, por el contrario, emprendemos en solitario, el primer paso es tomar conciencia de la magnitud del asunto y comenzar estableciendo unos objetivos y una planificación. A partir de ahí, sólo es cumplir con las siguientes pautas:

 

1) Define tu target

El primer paso es acotar el público a quien irá dirigido, principalmente, nuestro evento. Si, por ejemplo, se trata del monólogo de uno de los humoristas del momento, lo normal es que el público potencial sea bastante heterogéneo y que englobe a personas de un rango de edad bastante amplio. En el caso del concierto de una banda similar a Love of Lesbian, es conveniente que el resto de la planificación gire en torno a un público de edades comprendidas entre los 16 y los 30 años. Para un concierto de Loquillo, pensemos mejor en edades más avanzadas, pero sin descartar la posible afluencia de espectadores más jóvenes.

 

2) Examina el mercado

Empápate de organizaciones anteriores de eventos similares y elabora una pequeña lista en la que recojas los resultados del mismo en base a sus expectativas. Por ejemplo, si se trata de una obra de teatro, compara el aforo del recinto en el que se celebró con el número de asistentes que acudieron, teniendo en cuenta otros factores como el día de la semana y la hora a la que tomó lugar el evento, así como el precio de la entrada. Aprender de las virtudes y los errores ajenos puede ahorrarnos tiempo y reducir resultados negativos al máximo.

 

3) Ofrece una buena propuesta

En base a tus investigaciones y a las características de tu evento, lo siguiente es darle forma a tu propuesta de valor a tu evento, destacando sus puntos fuertes y sus principales atractivos, con una presentación en la página web en cuestión que conste de fotografías de los protagonistas y una descripción bien redactada. Recuerda que una buena imagen es la mitad de la batalla ganada. No te olvides de colocar el precio de las entradas al principio del artículo, en algún apartado dedicado a la información específica del evento. Debe ir colocado en ese preciso lugar porque no debemos dificultar el encuentro del primer dato que buscan los ojos del cliente potencial.

 

4) Gestiona las redes sociales

Una vez creado el evento y estipulado el precio de las entradas, el siguiente paso es llenar la sala de concierto, el teatro o el recinto que sea. Para ello, un uso constante del gran potencial de las redes sociales será capital. Crea relaciones en Twitter e interacciona con el público target que has establecido previamente. Promociona tu evento en Facebook y, si te lo puedes permitir, has una pequeña inversión en su sistema de publicidad. Este paso equivaldría a la ejecución del marketing online.

 

5) Plan de Marketing offline

Pero además, tendrás que invertir en estrategias de marketing fuera de la red, es decir, técnicas de promoción tradicionales. No obstante, si tu gestión de las redes sociales es lo suficientemente fuerte como para prescindir de el marketing offline, puedes ahorrar parte de este punto, aunque una organización tenaz incluye ambas estrategias.

 

6) Cumple con lo prometido

Este es el punto que exige mayor responsabilidad. Has vendido entradas tras anunciar un evento, que al fin y al cabo es un producto, y ello supone el compromiso con una promesa que ha de ser, al menos, satisfecha al nivel de las expectativas. Si se superan, habrá sido un éxito y esos clientes potenciales del principio pasarán a ser fidelizados.

 

7) Analizar el feedback

De la misma manera que investigabas las acciones del resto de organizadores en el segundo punto, es conveniente que mantengas un ojo crítico con tu propia tarea durante todo el proceso de organización del evento. No hay mejor profesor que el error, por lo que es una decisión sabia aprender lo que tenga que enseñarnos para el próximo evento.

 

 

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